Hướng dẫn tìm hiểu về Mẫu NB4 thông báo cấp thị thực mới nhất

Bên cạnh các văn bản quen thuộc gửi trực tiếp cho doanh nghiệp bảo lãnh, hệ thống quản lý xuất nhập cảnh của Việt Nam còn vận hành các biểu mẫu nghiệp vụ mang tính chất liên ngành. Mẫu NB4 là một văn bản hành chính pháp lý đặc biệt do Cục Quản lý xuất nhập cảnh ban hành.

Tên gọi pháp lý chính thức của biểu mẫu này là: Thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp thị thực cho khách (trước đây thường được gọi phổ biến trong ngành là Bản FAX thông báo cấp thị thực). Đây không phải là tờ khai dành cho doanh nghiệp tự kê khai, mà là văn bản mật nghiệp vụ hoặc lệnh truyền dữ liệu điện tử liên thông giữa cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trong nước và các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin phân tích chuyên sâu từ các chuyên gia xuất nhập cảnh về bản chất vận hành của Mẫu NB4, mối liên hệ mật thiết với Mẫu NB1, sự thay đổi công nghệ số hóa và các lưu ý thực tế tối quan trọng dành cho doanh nghiệp bảo lãnh.

1. Bản chất vận hành của Mẫu NB4 và mối liên hệ song song với Mẫu NB1

Khi một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam hoàn tất việc nộp hồ sơ bảo lãnh xin visa cho chuyên gia nước ngoài (ví dụ đăng ký nhận visa tại Đại sứ quán Việt Nam ở Tokyo, Nhật Bản), Cục Quản lý xuất nhập cảnh sau khi xét duyệt đạt yêu cầu sẽ ban hành đồng thời hai văn bản pháp lý có tính chất bổ trợ nhau:

• Văn bản hướng nội địa (Mẫu NB1): Trả kết quả điện tử trực tiếp về tài khoản dịch vụ công của doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam để làm bằng chứng pháp lý. Doanh nghiệp sẽ chụp hoặc gửi file PDF này cho người nước ngoài tại nước sở tại để chuẩn bị hành lý và đặt lịch hẹn.
• Văn bản hướng quốc tế (Mẫu NB4): Được truyền trực tiếp qua đường truyền bảo mật nội bộ đến Bộ Ngoại giao, sau đó chuyển tiếp thẳng tới Cơ quan đại diện ngoại giao được chỉ định của Việt Nam ở nước ngoài.

Quy tắc kiểm soát cốt lõi: Các Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài chỉ được phép tiến hành dán visa vật lý vào hộ chiếu cho người nước ngoài khi và chỉ khi hệ thống dữ liệu nội bộ của họ đã nhận được thông tin phê duyệt từ Mẫu NB4. Ngay cả khi người nước ngoài trực tiếp cầm bản in Mẫu NB1 đến quầy nộp hồ sơ, nếu hệ thống chưa đồng bộ dữ liệu Mẫu NB4, cơ quan ngoại giao vẫn không thể giải quyết dán visa theo quy định an ninh.

2. Các trường thông tin kiểm soát quan trọng hiển thị trên Mẫu NB4

Vì đóng vai trò là văn bản giao tiếp nghiệp vụ, trao đổi thông tin chính thức giữa hai cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Công an và Bộ Ngoại giao), Mẫu NB4 bao gồm các trường dữ liệu kiểm soát nghiêm ngặt sau:

• Mục Kính gửi: Ghi chính xác tên của cơ quan đại diện ngoại giao cụ thể của Việt Nam tại nước ngoài (Ví dụ: Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Sydney, Úc).
• Thông tin nhân thân chi tiết của hành khách: Họ và tên (chữ in hoa không dấu), ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu còn thời hạn hợp lệ của người nước ngoài được bảo lãnh.
• Thông tin pháp nhân bảo lãnh: Ghi rõ tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp đứng ra mời và chịu trách nhiệm bảo lãnh ở trong nước.
• Chỉ thị nghiệp vụ dán visa: Quy định rõ ký hiệu thị thực được phép cấp (Ví dụ: DN1, LĐ2, ĐT3...), thời hạn có giá trị của visa, và hình thức cấp (thị thực dán trực tiếp vào trang hộ chiếu hoặc cấp thị thực rời).

3. Sự chuyển dịch công nghệ: Từ bản FAX truyền thống sang Thông báo điện tử

Trong giai đoạn trước đây, văn bản này thường được gọi dưới tên hành chính là "Bản FAX thông báo..." bởi cơ quan chức năng sử dụng máy Fax mạng cơ yếu để chuyển dữ liệu vật lý giữa các bộ ngành. Quy trình này thường tốn thời gian và dễ phát sinh độ trễ.

Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện tại năm 2026, Bộ Công an đã hoàn thành tiến trình số hóa và đồng bộ dữ liệu toàn diện. Theo các thông tư và hướng dẫn nghiệp vụ mới nhất, biểu mẫu này đã được chuẩn hóa thống nhất tên gọi thành Thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp thị thực cho khách. Văn bản được ký số điện tử và truyền tải trực tiếp thông qua hệ thống mạng trục liên thông bảo mật cao giữa Bộ Công an và Bộ Ngoại giao chỉ trong vòng vài giây, tối ưu hóa triệt để thời gian xử lý thủ tục.

4. Khuyến nghị thực tế và Cảnh báo pháp lý

Hiểu rõ quy trình vận hành và độ trễ của hệ thống thông tin liên ngành sẽ giúp doanh nghiệp bảo lãnh chủ động điều phối lộ trình di chuyển của chuyên gia một cách khoa học nhất.

4.1. Khắc phục lỗi độ trễ hệ thống

Rất nhiều trường hợp doanh nghiệp sau khi vừa nhận được tệp tin Công văn NB1 hiển thị trên Cổng dịch vụ công của Bộ Công an đã lập tức hối thúc chuyên gia người nước ngoài di chuyển ngay đến Đại sứ quán tại nước sở tại để nộp hộ chiếu dán visa.

Khuyến nghị thực tế: Quy trình này thường dẫn đến việc hành khách bị cơ quan ngoại giao phản hồi: "Hệ thống chưa nhận được lệnh duyệt cấp thị thực từ trong nước". Nguyên nhân do đường truyền đồng bộ Mẫu NB4 giữa hệ thống của Bộ Công an và Bộ Ngoại giao đôi khi sẽ có độ trễ kỹ thuật nhất định (thường dao động từ vài tiếng đến 1 ngày làm việc). Chuyên gia nên đặt lịch hẹn làm việc với Đại sứ quán sau thời điểm doanh nghiệp trong nước nhận được kết quả Mẫu NB1 từ 01 đến 02 ngày làm việc để bảo đảm dữ liệu NB4 đã được đồng bộ hoàn toàn.

4.2. Tính đồng nhất tuyệt đối về Nơi nhận thị thực được chọn

Địa điểm Cơ quan đại diện ngoại giao nhận dữ liệu Mẫu NB4 được hệ thống phân phối tự động và chính xác dựa trên địa danh mà doanh nghiệp bảo lãnh đã lựa chọn khi thực hiện khai báo Mẫu NA2 ban đầu.

• Ví dụ: Nếu doanh nghiệp khai chọn địa điểm dán visa là Đại sứ quán Việt Nam tại Seoul (Hàn Quốc), Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ chỉ chuyển tiếp dữ liệu Mẫu NB4 về máy chủ tại Seoul.
• Người nước ngoài không thể mang hộ chiếu gốc đến Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Busan để yêu cầu dán visa, bởi hệ thống dữ liệu tại Busan hoàn toàn không lưu trữ thông tin Mẫu NB4 của hồ sơ này.

4.3. Cảnh báo về thời hạn và thông số hiệu lực thị thực

Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài có trách nhiệm dán visa trùng khớp hoàn toàn với các thông số pháp lý được quy định trên văn bản Mẫu NB4 do Cục Quản lý xuất nhập cảnh ban hành. Mọi yêu cầu điều chỉnh thời hạn hiệu lực (như đổi ngày bắt đầu có giá trị của visa) hoặc thay đổi ký hiệu visa tại quầy tiếp nhận của Đại sứ quán đều là không hợp lệ và không được phép chấp thuận. Trong trường hợp muốn thay đổi, doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam bắt buộc phải tiến hành nộp hồ sơ đề nghị cấp mới hoặc sửa đổi lại từ đầu theo đúng chu trình pháp luật.

Mặc dù là một biểu mẫu nghiệp vụ nội bộ, việc hiểu rõ bản chất vận hành của Mẫu NB4 đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp bảo lãnh nhân sự nước ngoài. Nắm vững cơ chế liên thông điện tử, lưu ý về độ trễ hệ thống và bảo đảm tính đồng nhất về địa điểm nhận thị thực là chìa khóa giúp doanh nghiệp hướng dẫn chuyên gia nước ngoài dán visa thành công, tránh lãng phí thời gian và chi phí phát sinh không đáng có. Nếu Quý khách cần hỗ trợ thêm thông tin chi tiết hoặc có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Inbound Việt Nam để được tư vấn lộ trình tối ưu nhất!

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

• Mã số thuế: 0108967667
• Trụ sở Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, TP. Hà Nội.
• Chi nhánh TP.HCM: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng, TP. Hồ Chí Minh.
• Hotline hỗ trợ 24/7: 085.77.88.678 - 037.565.4886

Khuyến cáo pháp lý từ doanh nghiệp: Trang web này là kênh cung cấp thông tin về dịch vụ của Công ty TNHH Du lịch Quốc tế Inbound Việt Nam. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn độc lập, không phải là cơ quan giải quyết của Nhà nước. Nội dung chúng tôi cung cấp dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tế trên 12 năm, mang tính chất cung cấp thông tin và nghiên cứu pháp luật dựa theo Văn bản hợp nhất Luật Xuất nhập cảnh hiện hành. Các thủ tục hành chính bắt buộc phải được thực hiện và thẩm định tại các cơ quan ban ngành theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.