Hướng dẫn khai biểu mẫu NA4: Phiếu yêu cầu điện báo cấp thị thực

Mẫu NA4 là Phiếu yêu cầu điện báo. Đây là biểu mẫu hành chính được sử dụng đi kèm trong hồ sơ mời, bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh (thường nộp cùng Mẫu NA2 hoặc Mẫu NA3). Mục đích của biểu mẫu này là để cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh thực hiện chuyển thông tin xét duyệt nhân sự (Công văn nhập cảnh) bằng đường điện báo/hệ thống dữ liệu chuyên ngành sang cho Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán), giúp người nước ngoài có thể nhận và dán thị thực một cách hợp pháp tại quốc gia họ đang lưu trú.

1. Bản chất và Vai trò của Mẫu NA4 trong quy trình xin Visa

Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện bảo lãnh xin thị thực cho người nước ngoài, có hai phương án nhận thị thực: Nhận tại cửa khẩu quốc tế (Visa on Arrival) hoặc Nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài. Trường hợp nhận visa tại nước ngoài, sau khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh ra quyết định đồng ý (cấp Công văn nhập cảnh), thông tin này bắt buộc phải được truyền dữ liệu chính thức sang Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó thì cơ quan ngoại giao mới có cơ sở pháp lý để dán thị thực vào hộ chiếu cho người nước ngoài.

Mẫu NA4 đóng vai trò là văn bản chuyển tải yêu cầu cấp bách đó của đơn vị bảo lãnh, đồng thời là căn cứ thu phí điện báo theo quy định hành chính.

2. Các trường thông tin quan trọng bắt buộc trên Mẫu NA4

Khi kê khai Phiếu yêu cầu điện báo NA4, quý khách cần lưu ý điền chính xác các thông tin:

Thông tin bên mời/bảo lãnh: Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ tên cá nhân bảo lãnh.
Danh sách người nước ngoài đề nghị: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu, quốc tịch.
Nơi nhận thị thực (Thông tin cốt lõi): Phải ghi rõ tên Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài (Ví dụ: Đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc, Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco - Hoa Kỳ...). Lưu ý: Thông tin nơi nhận này phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin đã khai trên Mẫu NA2 hoặc NA3.

BIỂU MẪU NA4 CHUẨN Tải ngay

3. Quy trình vận hành trên thực tế

Nộp hồ sơ: Đơn vị bảo lãnh kẹp Mẫu NA4 cùng với Công văn xin nhập cảnh (NA2/NA3) và hồ sơ pháp lý nộp lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh.
Xử lý dữ liệu: Khi hồ sơ được duyệt, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ gửi một bức "điện báo" số hóa sang Cơ quan đại diện ngoại giao được chỉ định. Sau khi điện báo được truyền đi thành công, người nước ngoài mới đủ điều kiện mang hộ chiếu gốc và mẫu NA1 đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán đó để dán visa.

4. Khuyến nghị và Cảnh báo pháp lý từ Chuyên gia

Sự đồng nhất về địa điểm dán Visa: Quý khách đặc biệt lưu ý, nếu trong Mẫu NA4 khai nhận visa tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản (Tokyo), nhưng khi người nước ngoài đến thực tế lại nộp hộ chiếu tại Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka thì hệ thống dữ liệu điện báo sẽ không tìm thấy hồ sơ. Do đó, cần xác định chính xác cơ quan đại diện thuận tiện nhất cho người nước ngoài trước khi khai mẫu NA4.
Cập nhật quy trình số hóa dịch vụ công: Hiện nay, với việc triển khai nộp hồ sơ bảo lãnh trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, chức năng đề nghị điện báo chuyển thông tin sang Cơ quan đại diện ngoại giao đa phần đã được tích hợp trực tiếp vào phần mềm khai báo điện tử của Mẫu NA2/NA3. Tuy nhiên, trong một số quy trình nộp hồ sơ trực tiếp đặc thù hoặc xử lý các diện thị thực chuyên gia, ngoại giao, Mẫu NA4 bằng bản giấy vẫn giữ vai trò quyết định tính liên thông dữ liệu.

Biểu mẫu NA4 đóng vai trò cầu nối quan trọng trong quy trình liên thông dữ liệu xét duyệt nhân sự quốc tế, đảm bảo người nước ngoài có thể nhận thị thực hợp pháp tại nước sở tại. Nếu Quý khách cần hỗ trợ thêm thông tin chi tiết hoặc có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Inbound Việt Nam để được tư vấn lộ trình tối ưu nhất!

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Mã số thuế: 0108967667
Trụ sở Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, TP. Hà Nội.
Chi nhánh TP.HCM: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng, TP. Hồ Chí Minh.
Hotline hỗ trợ 24/7: 085.77.88.678 - 037.565.4886

Khuyến cáo pháp lý từ doanh nghiệp: Trang web này là kênh cung cấp thông tin về dịch vụ của Công ty TNHH Du lịch Quốc tế Inbound Việt Nam. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn độc lập, không phải là cơ quan giải quyết của Nhà nước. Nội dung chúng tôi cung cấp dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tế trên 12 năm, mang tính chất cung cấp thông tin và nghiên cứu pháp luật dựa theo Văn bản hợp nhất Luật Xuất nhập cảnh hiện hành. Các thủ tục hành chính bắt buộc phải được thực hiện và thẩm định tại các cơ quan ban ngành theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.