Hướng dẫn cách viết Mẫu NA13 cấp đổi cấp lại thẻ thường trú mới nhất

Mặc dù Thẻ thường trú là loại giấy tờ cư trú có giá trị pháp lý cao nhất cho phép người nước ngoài cư trú không thời hạn tại Việt Nam, tuy nhiên, phôi thẻ vật lý vẫn có thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật. Khi hết hạn sử dụng phôi thẻ, bị mất, hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin nhân thân, người nước ngoài bắt buộc phải thực hiện kê khai Mẫu NA13 - Tờ khai cấp đổi, cấp lại thẻ thường trú - gửi lên cơ quan chức năng để cập nhật dữ liệu cư trú.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các trường hợp bắt buộc kê khai Mẫu NA13, hướng dẫn điền các trường thông tin cốt lõi, quy trình giải quyết hành chính và những cảnh báo pháp lý nghiêm ngặt từ chuyên gia xuất nhập cảnh giúp Quý khách thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy chuẩn.

1. Ba trường hợp bắt buộc phải kê khai Mẫu NA13

Căn cứ quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, dù quyền thường trú là vô hạn nhưng người nước ngoài bắt buộc phải dùng Mẫu NA13 để làm thủ tục cấp đổi, cấp lại thẻ trong 3 trường hợp cụ thể sau:

Đổi thẻ định kỳ 10 năm một lần: Luật quy định thời hạn hiệu lực vật lý của phôi thẻ thường trú là 10 năm. Khi hết thời hạn này, thường trú nhân nước ngoài bắt buộc phải kê khai Mẫu NA13 để đổi thẻ mới nhằm cập nhật lại ảnh chân dung thực tế và hiện trạng nhận dạng cá nhân.
Cấp lại do sự cố hư hỏng hoặc mất mát: Thẻ thường trú hiện tại bị mất, bị rách nát, nhòe ảnh, mờ chữ hoặc hư hỏng cơ học dẫn đến việc không thể nhận diện được thông tin khi thực hiện các thủ tục hành chính hoặc kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu.
Cấp đổi do thay đổi thông tin in trên thẻ: Khi người nước ngoài có sự thay đổi các thông tin cốt lõi hiển thị trên thẻ thường trú như: Được cấp hộ chiếu mới (thay đổi số hộ chiếu), thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh (theo quyết định đính chính tư pháp của nước sở tại) hoặc thay đổi địa chỉ đăng ký thường trú hợp pháp tại Việt Nam.

BIỂU MẪU NA13 CHUẨN Tải ngay

2. Các trường thông tin cốt lõi bắt buộc trên Mẫu NA13

Khi thực hiện kê khai Mẫu NA13 (bằng tiếng Việt hoặc viết chữ in hoa không dấu theo đúng hộ chiếu), người nước ngoài cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối ở các trường dữ liệu sau:

2.1. Thông tin nhân thân hiện tại

Họ và tên: Viết chữ in hoa không dấu, trùng khớp hoàn toàn với các ký tự trên hộ chiếu hiện tại (Ví dụ: SMITH ALEXANDER).
Ngày sinh, Giới tính, Quốc tịch hiện tại: Khai chính xác theo hộ chiếu hợp pháp đang sử dụng.

2.2. Thông tin về thẻ thường trú cũ đang sở hữu

Ghi chi tiết Số thẻ thường trú, Ngày cấp và Cơ quan cấp trước đây (thông tin này được in rõ trên mặt sau hoặc mặt trước của thẻ thường trú hiện tại).

2.3. Thông tin hộ chiếu mới nhất

Ghi rõ Số hộ chiếu, Cơ quan cấp, Ngày cấp và Ngày hết hạn. Mục này đặc biệt quan trọng và bắt buộc phải chính xác nếu lý do đề nghị cấp đổi thẻ thường trú là do người nước ngoài vừa thay đổi hộ chiếu mới tại Đại sứ quán.

2.4. Địa chỉ thường trú đã đăng ký

Ghi chính xác địa chỉ nơi người nước ngoài đã được đăng ký cư trú vĩnh viễn tại Việt Nam (địa chỉ in trên thẻ thường trú cũ và hồ sơ lưu trữ tại cơ quan công an địa phương).

2.5. Lý do xin cấp đổi / cấp lại thẻ thường trú

Người khai phải tích chọn hoặc ghi rõ lý do thực tế vào đơn (Ví dụ: "Đề nghị cấp đổi do thẻ thường trú hết hạn 10 năm", "Đề nghị cấp lại do bị mất thẻ ngày...", hoặc "Đề nghị cấp đổi do thay đổi số hộ chiếu mới số...").

3. Cơ quan thẩm quyền tiếp nhận và thời hạn giải quyết

Khác với thủ tục nộp hồ sơ xin cấp Thẻ thường trú lần đầu (bắt buộc phải nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an), quy trình cấp đổi, cấp lại với Mẫu NA13 được phân cấp về địa phương để tạo thuận lợi cho người dân:

Nơi tiếp nhận hồ sơ: Người nước ngoài nộp trực tiếp Mẫu NA13 kèm theo các hồ sơ liên quan tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi người nước ngoài đang đăng ký thường trú hợp pháp.
Thời hạn xử lý: Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 43 của Luật Xuất nhập cảnh, trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định, Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sẽ thực hiện việc cấp đổi hoặc cấp lại thẻ thường trú mới cho người nước ngoài.

4. Khuyến nghị và Cảnh báo pháp lý

Để phòng tránh các lỗi sai phạm hành chính hoặc các sự cố đáng tiếc tại cửa khẩu quốc tế, thường trú nhân nước ngoài cần lưu ý các vấn đề sau:

4.1. Cảnh báo về hành vi chậm trễ đổi thẻ định kỳ 10 năm

Rất nhiều người nước ngoài có Thẻ thường trú lầm tưởng rằng loại giấy tờ này có giá trị vĩnh viễn tuyệt đối nên chủ quan không chú ý đến mốc thời gian 10 năm của phôi thẻ.

Cảnh báo: Việc sử dụng thẻ thường trú quá hạn 10 năm mà không kê khai Mẫu NA13 để làm thủ tục cấp đổi là hành vi vi phạm quy định về quản lý cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Khi bị cơ quan chức năng kiểm tra, thường trú nhân sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo khung quy định pháp luật về an ninh trật tự, an toàn xã hội.

4.2. Yêu cầu bắt buộc đối với trường hợp báo mất thẻ

Trong trường hợp lý do đề nghị cấp lại trên Mẫu NA13 là "Bị mất thẻ", thành phần hồ sơ nộp kèm bắt buộc phải có Đơn trình báo mất thẻ thường trú có xác nhận hợp pháp của Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra vụ việc mất mát hoặc nơi người nước ngoài đăng ký thường trú. Nếu thiếu văn bản xác nhận này từ phía công an cơ sở, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh sẽ từ chối tiếp nhận Mẫu NA13.

4.3. Hệ quả nghiêm trọng tại cửa khẩu nếu thông tin không đồng bộ

Khi người nước ngoài được cơ quan đại diện ngoại giao của nước họ cấp hộ chiếu mới, họ phải lập tức dùng Mẫu NA13 thực hiện thủ tục cấp đổi thẻ thường trú để cập nhật số hộ chiếu mới vào hệ thống dữ liệu thường trú.

Nếu không thực hiện cập nhật ngay, khi người nước ngoài tiến hành xuất cảnh hoặc nhập cảnh tại các cửa khẩu sân bay quốc tế, hệ thống kiểm soát sẽ phát hiện sự xung đột thông tin giữa hộ chiếu thực tế và số hộ chiếu lưu trên thẻ thường trú cũ. Lực lượng kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu có toàn quyền tạm giữ người nước ngoài để xác minh làm rõ, từ chối giải quyết thủ tục qua cửa khẩu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lịch trình di chuyển của Quý khách.

Việc hoàn thiện Mẫu NA13 là trách nhiệm pháp lý bắt buộc của mỗi thường trú nhân nước ngoài tại Việt Nam nhằm đảm bảo quyền cư trú hợp pháp liên tục và tính đồng bộ của hệ thống dữ liệu quốc gia. Thấu hiểu quy định về thời hạn phôi thẻ, thủ tục báo mất và yêu cầu cập nhật thông tin hộ chiếu sẽ giúp Quý khách tránh được các rủi ro pháp lý và phiền hà hành chính không đáng có. Nếu Quý khách cần hỗ trợ thêm thông tin chi tiết hoặc có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Inbound Việt Nam để được tư vấn lộ trình tối ưu nhất!

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Mã số thuế: 0108967667
Trụ sở Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, TP. Hà Nội.
Chi nhánh TP.HCM: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng, TP. Hồ Chí Minh.
Hotline hỗ trợ 24/7: 085.77.88.678 - 037.565.4886

Khuyến cáo pháp lý từ doanh nghiệp: Trang web này là kênh cung cấp thông tin về dịch vụ của Công ty TNHH Du lịch Quốc tế Inbound Việt Nam. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn độc lập, không phải là cơ quan giải quyết của Nhà nước. Nội dung chúng tôi cung cấp dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tế trên 12 năm, mang tính chất cung cấp thông tin và nghiên cứu pháp luật dựa theo Văn bản hợp nhất Luật Xuất nhập cảnh hiện hành. Các thủ tục hành chính bắt buộc phải được thực hiện và thẩm định tại các cơ quan ban ngành theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.